個人情報保護方針

1.当社が取扱う個人情報の利用目的

当社では以下の目的の範囲において、個人情報を収集し利用いたします。

（1）特定個人情報に関する利用目的

1. 従業員等（扶養家族等を含む）に係る事務 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成に関する事務 扶養控除等の申告書類作成に関する事務 雇用保険関係の届出、請求等の手続きに関する事務 健康保険・厚生年金届出、請求等の手続きに関する事務
2. お取引先等に係る事務 報酬・料金等の支払調書作成に関する事務 配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成に関する事務 不動産の使用料等の支払調書作成に関する事務 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成に関する事務

（2）個人情報（（1）以外）に関する利用目的

1. 取引先情報
   商品およびサービスのご案内、ご提案等の営業活動のため
2. 従業員情報
   採用活動、雇用管理（人事・労務・賃金・健康・福利厚生）のため
   ※求人サイトから採用応募者情報を取得する場合がございます
3. 来訪者情報
   当社への来訪者及び来訪目的等の管理のため
4. 人材派遣情報
   人材派遣登録、お仕事の紹介、派遣先への紹介、労務管理、在席確認への対応、人材派遣サービスに関するご案内等のため
5. 人材紹介情報
   お仕事の紹介、紹介成立後のアフタフォロー、研修等の実施、人材紹介サービスに関するご案内等のため
6. 障がい者福祉情報
   障がい者福祉各種サービスの提供、研修会等付随サービスのご案内のため
7. 求人掲載代行応募者情報
   求人企業への応募者情報提供及び面接進捗や採否結果等の照会連絡、求人問い合わせへの対応

2.当社が取扱う保有個人データに関する事項

（1）当該個人情報取扱事業者（当社）の名称、および個人情報保護管理者

ハートスタッフ株式会社
住所：〒700-0907　岡山市北区下石井1-1-3 日本生命第2ビル新館8階
代表取締役：馬屋原 章
個人情報保護管理者：統括マネージャー
連絡先：(4)に示します、お問い合わせ窓口にご連絡ください。

（2）すべての保有個人データの利用目的

１．の（1）①②、（2）①～⑦が該当します。

（3）保有個人データおよび第三者提供記録の開示等の求めに応じる手続

1. 開示等の請求のお申出先
   (4)に示します、お問い合わせ窓口にご連絡ください。
2. 開示等の請求に際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式
   別途送付いたします「自己情報コントロール要求書」及び本人確認資料等の必要書類を添付の上、以下の宛先へ郵送にて提出してください。なお、封筒に朱書きで「開示等請求書書類在中」とお書き添えください。
   
   〒700-0907　岡山市北区下石井1-1-3
   日本生命第2ビル新館8階
   ハートスタッフ株式会社　総務グループ
3. 開示等の請求をする者がご本人又はその代理人であることの確認の方法
   ・ ご本人の場合
   ・運転免許証、住民票又はその他公的機関が発行する写真付証明書のいずれか１点の写し
   ・ 代理人の場合
   ・ご本人及び代理人ご自身それぞれの運転免許証、住民票又はその他公的機関が発行する写真付証明書のいずれか１点の写し
   ・代理人資格確認書類（以下のいずれか１点）
   ‒ 親権者：戸籍謄本、住民票
   ‒ 未成年後見人：戸籍謄本、裁判所の選任決定書（コピー）、後見登記の登記事項証明書
   ‒ 成年後見人：裁判所の選任決定書（コピー）、後見登記の登記事項証明書
   ‒ 任意代理人：代理人の場合は別途送付いたします「自己情報コントロール要求に係る委任状」
4. 利用目的の通知又は開示を請求する際の手数料の額及び徴収方法
   開示を請求する際の手数料の額は１件当たり１千円とし、利用目的の通知に係る郵便料を含むものとします。郵便振込み等により「自己情報コントロール要求書」と同時に徴収いたします。

（4）保有個人データの取扱いに関し、当社が設置するお問い合わせ窓口

お問い合わせ窓口：総務グループ
TEL：086-255-8008
E-mail：info＠heart-stauff.co.jp

3.安全管理のために講じている措置

当社では個人データを取り扱うにあたり、漏えい、減失又は毀損の防止その他の安全管理のため、次のとおり安全管理措置を講じています。

（1）基本方針の策定

・個人データの適正な取扱いの確保のため、「個人情報保護方針」を策定しています。

（2）個人データの取扱いに係る規律の整備

・個人データの取扱方法、責任者・担当者およびその役割等について定める社内規程を策定しています

（3）組織的安全管理措置

・個人データの取扱いに関する責任者として「個人情報保護管理者」を任命したうえで、個人情報保護マネジメントシステムを整備し、個人データを取り扱う従業員及び当該従業員が取り扱う個人データの範囲を明確化しています。
・法や社内規程に違反している事実又は兆候を把握した場合は、「個人情報保護管理者」への報告連絡体制を整備しています。
・個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

（4）人的安全管理措置

・個人データの取扱いに関する留意事項について、従業員に定期的な研修を実施しています。
・個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に定めています。

（5）物理的安全管理措置

・個人データを取り扱う区域において、従業員及び第三者の入退室管理、持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
・個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しない措置等の漏えい防止策を実施しています。
・個人データが記録された機器、電子媒体及び書類等は、個人データを復元できない方法で廃棄しています

（6）技術的安全管理措置

・個人データ及びそれを取扱う情報システムへのアクセス制御を実施して、担当者や取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
・個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

（7）委託先の監督

・個人データの取り扱いを外部に委託する場合、適切な委託先を選定のうえ、機密保持契約を締結し、必要かつ適切な監督を行います。

（8）外的環境の把握

・個人データを外国で保管する場合には、個人データを保管している当該国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施します。